Dématérialiser les documents RH n’est plus une option : le droit du travail impose la remise d’un bulletin de paie électronique dans un espace sécurisé et durable. Depuis 2016, la plateforme française Arkevia répond à cette exigence avec un coffre-fort numérique qui stocke bulletins, contrats et avenants pendant 50 ans, sans effort côté salarié ni service RH. Voici comment la solution procède — et ce qu’elle change au quotidien.
Qu’est-ce qu’Arkevia ?
Arkevia est une solution SaaS 100 % française. Elle regroupe, classe et sécurise tous les documents RH sensibles via deux espaces distincts :
- Espace administrateur : pour l’équipe RH, qui gère l’envoi, la signature et l’archivage.
- Espace salarié « MyArkevia » : disponible 24 h/24 depuis ordinateur, tablette ou mobile pour consulter ou télécharger ses documents.
Cette séparation facilite la gestion collective des dossiers tout en offrant un suivi individuel sans contrainte technique.
Comment fonctionne le coffre-fort numérique RH ?
L’archivage électronique d’Arkevia répond à la norme NF Z42-013. Concrètement :
- Les documents sont déposés manuellement ou via API.
- Chaque fichier est horodaté, chiffré et scellé pour rester fiable 50 ans.
- Deux sauvegardes redondantes, hébergées en France, garantissent la continuité de service.
- Le salarié reçoit une notification et accède immédiatement à son exemplaire.
Plus de papier, pas de risque de perte : la traçabilité est complète.
Fonctionnalités qui font la différence
- Signature électronique intégrée : contrats, avenants ou reçus de solde restent juridiquement opposables.
- Connecteurs SIRH et API : l’intégration avec les principaux logiciels de paie automatise le flux de A à Z.
- Accès web et mobile : plateforme responsive et application MyArkevia pour une consultation immédiate.
- Conservation longue durée : 50 ans, conforme au Code du travail, sans intervention supplémentaire.
Sécurité, conformité et souveraineté des données
La sécurité est au cœur de la solution :
- Respect du RGPD pour les données personnelles.
- Archivage certifié NF Z42-013 pour l’intégrité et la traçabilité.
- Certification ISO 27001 du système de gestion de la sécurité de l’information.
- Hébergement et chiffrement exclusivement en France pour garantir la souveraineté.
Employeurs et salariés savent où sont stockées les informations et comment elles sont protégées — aujourd’hui comme dans plusieurs décennies.
Bénéfices concrets pour chaque acteur
- Entreprises : baisse des coûts d’impression et d’archivage papier, conformité automatique, image employeur modernisée.
- Équipes RH : plus de distribution papier, suivi des signatures, gain de temps sur les tâches administratives à faible valeur ajoutée.
- Salariés : accès continu à l’historique complet de leurs documents, utile pour un prêt, la retraite ou une mobilité professionnelle.
Cas d’usage : de l’onboarding à la mobilité
1. Onboarding express : le nouveau collaborateur signe électroniquement son contrat, reçoit le règlement intérieur et son guide d’accueil avant son premier jour.
2. Campagne d’avenants collectifs : le service RH envoie 200 avenants, suit les signatures et archive chaque exemplaire ; les rappels sont automatisés par la plateforme.
3. Mobilité interne ou externe : le salarié exporte ses documents en PDF certifiés pour prouver son expérience ou constituer un dossier de location.
Intégrer Arkevia à votre SIRH : mode d’emploi
Arkevia propose un kit d’API REST et des connecteurs prêts à l’emploi (Sage, Cegid, ADP, PayFit, etc.). Quatre étapes suffisent pour le déploiement :
- Audit de l’infrastructure et cadrage des flux.
- Paramétrage des rôles, droits d’accès et tags documentaires.
- Recette technique et tests utilisateurs avec un lot pilote.
- Généralisation et transfert de compétences aux équipes RH.
Un chef de projet Arkevia accompagne l’entreprise du premier contact au support post-mise en production.
Conclusion : pourquoi choisir Arkevia aujourd’hui ?
En combinant sécurité certifiée, expérience utilisateur simple et respect strict des lois, Arkevia ne se limite pas à un coffre-fort numérique : la plateforme aide à digitaliser les process RH, réduire l’empreinte papier et renforcer la confiance avec les collaborateurs. Un essai personnalisé permet d’évaluer rapidement le gain opérationnel et la facilité d’intégration.